1. Sollicitatiebrief: een cv is niet genoeg
In andere landen is een cv vaak voldoende. Voor een schriftelijke sollicitatie is een sollicitatiebrief die verder gaat dan de informatie in het cv bijzonder belangrijk. Hieruit kun je aflezen: ten eerste je vaardigheden en ten tweede je motivatie.
Waar en wanneer je welke job hebt gedaan, schrijf je niet op, dat weet de HR-manager al uit je cv. Je benadrukt je meerwaarde voor het bedrijf: welke competenties je hebt verworven of kon bewijzen in je vorige job, m.a.w. welke knowhow je meeneemt naar het nieuwe bedrijf. In de begeleidende brief heb je ook de mogelijkheid om je soft skills te laten zien en duidelijk te maken waar je persoonlijke sterke punten liggen, die verder gaan dan je algemene kwalificaties. Maar wees voorzichtig: vermijd grove standaarduitspraken als “Ik ben een teamspeler” of “Ik ben toegewijd en empathisch”. Je (hopelijk) nieuwe baas moet dit uit je schrijven kunnen afleiden. En: de begeleidende brief geeft je ook de ruimte om duidelijk te maken wat je inspireert aan de baan waarnaar je solliciteert en waarom je er een passie voor hebt.
• Herhaal geen cv-informatie
• Benadruk kennis, ervaring en persoonlijke sterke punten
• Toon enthousiasme voor de exacte functie waarnaar u solliciteert
2. Adres: Een naam is een must
“Geachte heer of mevrouw …” – alsjeblieft niet! Zoek uit wie de contactpersoon is voor uw sollicitatie. Dit wordt vaak vermeld in de vacature. Als dit niet het geval is, kunt u wat onderzoek doen op de homepage van het bedrijf, mogelijk vindt u daar de relevante informatie. De beste optie is echter om de telefoon op te nemen en het bedrijf te bellen om te zien wie het adres is. Een positief neveneffect: je hebt je naam daar eerder gehoord en in het beste geval heb je een vriendelijke indruk achtergelaten.
• Vermijd “Geachte heer of mevrouw”
• Onderzoekscontactpersonen – eventueel telefonisch
3. Spelling en grammatica: fouten zijn niet toegestaan
Correcte spelling en grammatica zijn essentieel, anders is uw inspanning tevergeefs: een aanvraag met fouten wordt meestal direct afgewezen. Zelfs enkele of kleine fouten zijn niet welkom. Deze geven de indruk dat u niet zorgvuldig te werk gaat. Zorg er dus voor dat een native speaker Duits uw sollicitatiebrief leest en controleer op fouten.
• Spelfouten zijn niet toegestaan
• Laat Duitse moedertaalsprekers controleren
4e openingszin: nieuwsgierigheid opwekken
De eerste zin van uw sollicitatiebrief moet zinvol zijn en u meteen onderscheiden van andere sollicitanten: het moet de aandacht trekken, nieuwsgierigheid opwekken en toch niet twijfelachtig zijn. Een zin als “Ik heb uw vacature met grote belangstelling gelezen” of “Ik solliciteer …” had door elke concurrent kunnen worden geschreven. In plaats daarvan is het beter om te beginnen met informatie over uzelf die indruk maakt. U kunt bijvoorbeeld aan de slag met welke competenties u meeneemt die exact aansluiten op het behoefteprofiel.
Bijvoorbeeld: “Ik heb ervaring in …, een diploma in … en veel toewijding om uw team te helpen als … actief ondersteunen.
• Maak de inleidende zin opvallend
• Wek vanaf het begin interesse
5. Lengte: de essentie in het kort
Een sollicitatiebrief mag in de regel niet langer zijn dan één A4-pagina en mag in geen geval langer zijn dan twee pagina’s. Alinea’s ter verduidelijking zijn belangrijk. Een overladen vel papier is een afschrikmiddel. Je nieuwe baas wil een indruk krijgen van jou en je vaardigheden, maar er liggen vaak tientallen aanmeldingen voor hem. De kunst is om de belangrijkste inhoud in een notendop ter zake te brengen. De standaard lettergrootte is 12.
• Vaardigheden ter zake brengen
• Schrijf niet langer dan één A4-pagina
• Lettergrootte 12
6. Lettertype: leesbaar en serieus
Wat irrelevant lijkt, kan doorslaggevend zijn: de Schriften zouden meer over u zeggen dan u zou denken. Studies tonen tenminste aan dat HR-managers conclusies trekken over uw persoon op basis van het lettertype dat u gebruikt: voor sollicitaties met identieke inhoud worden sollicitanten als verschillend bekwaam beoordeeld vanwege verschillende lettertypen. Gebruik hetzelfde lettertype voor alle documenten; als je één lettertype gebruikt op je cv en een ander lettertype op je sollicitatiebrief, kan het ongesorteerd lijken. Je moet ook een lettertype kiezen dat gemakkelijk te lezen is – zo weinig bloeit, geen ontwerplettertypen (bijvoorbeeld Comic Sans, Bernard) Geschikte standaardlettertypen zijn bijvoorbeeld Arial, Times New Roman, Georgia, Helvetica.
• Leesbaar lettertype (Arial, Times New Roman, Georgia, Helvetica)
• Uniform lettertype voor meerdere documenten
7. Vaardigheden: toon zelfvertrouwen
Maak uw vaardigheden duidelijk! Degenen die te bescheiden zijn en te opschepperig zijn over hun eigen sterke punten, zullen hun concurrenten niet kunnen verslaan. Te dik aanbrengen is natuurlijk niet welkom. Het vinden van de gulden middenweg kan moeilijk zijn. Bij een gezond zelfvertrouwen moet je duidelijk aangeven welke toegevoegde waarde je voor het bedrijf brengt – en dat wordt afgemeten aan de kwalificaties, vaardigheden en talenten die je kunt inbrengen. Onthoud: tot dusver ben je gewoon een stuk papier dat bestand moet zijn tegen veel andere papieren – het is je enige deur naar het interview.
• Wees niet te nederig
• Presenteer vaardigheden met vertrouwen
8. Werkgever: reageer op het bedrijf
Richt u tot het bedrijf waarvoor u solliciteert. Als u dezelfde standaardbrief naar verschillende bedrijven stuurt, merkt de werkgever dat. U kunt punten scoren door te laten zien dat u met het bedrijf te maken heeft gehad en te benadrukken wat u er leuk aan vindt en waarom u daar precies thuishoort.
• Reageer op het bedrijf
• Benadruk waarom je het bedrijf leuk vindt en waarom je goed bij je past
Formuleer de laatste zin in uw sollicitatie optimistisch: u gaat ervan uit dat u wordt uitgenodigd voor een interview.
9. Slotzin: toon optimisme
Toon uw vertrouwen terwijl u de brief voltooit. Een sollicitatiebrief eindigt meestal met het vooruitzicht te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Vraag het niet zorgvuldig in de aanvoegende wijs (“Ik zou heel blij zijn als je me zou uitnodigen”), maar ga ervan uit dat ze je willen. Bijvoorbeeld: “Ik kijk ernaar uit om mezelf persoonlijk aan u voor te stellen.”