Terwijl het inkomstenbelastingattest, dat voorheen op de achterkant van de inkomstenbelastingkaart stond, elektronisch werd doorgestuurd van de werkgever naar de belastingkantoren, zijn de gegevens op de voorkant nog niet beheerd. De voordelen van de twee elektronische methoden zijn duidelijk.
Het is niet langer nodig om inkomstenbelastingkaarten heen en weer te sturen tussen werknemers en werkgevers en naar de belastingdienst – de bergen papier worden kleiner. Hetzelfde geldt voor de archieven van werkgevers en belastingkantoren.
Zo werkt het
In een database verstrekt de belastingdienst alle gegevens die nodig zijn voor de berekening van de loonbelasting van de werknemer: belastingklasse, aftrekfunctie kerkbelasting, aantal kinderbijslag en overige vergoedingen. Al deze gegevens samen worden kenmerken van de loonbelastingaftrek genoemd. Om de gegevens te ontvangen, hoeft de geregistreerde werkgever alleen de geboortedatum en het fiscaal identificatienummer op te geven en aan te geven of het een voltijdse of deeltijdbaan betreft. De Belastingdienst informeert werkgevers specifiek via reguliere wijzigingslijsten als er wijzigingen optreden in de aftrekkenmerken van hun werknemers.
Nieuwe verdeling van verantwoordelijkheden
In de loop van de huidige veranderingen zijn er ook verschuivingen in de toezichthoudende verantwoordelijkheden. Waar de werknemer meestal naar zijn gemeente moest voor wijzigingen in de inkomstenbelastingkaart of de aftrekcriteria, neemt deze in de toekomst alleen aanpassingen over bij wijzigingen in de meldingswet. De gemeente geeft dit dan automatisch door aan de Belastingdienst. Alle overige wijzigingen van de loonbelastingaftrekcriteria, de opslag van de gegevens in de elektronische database en de verstrekking aan werkgevers worden door de Belastingdienst uitgevoerd.
De procedure is ondergeschikt aan de Belastingdienst en is ingebed in een uitgebreide juridische structuur. Essentiële elementen zijn te vinden in de Wet inkomstenbelasting en in de uitvoeringsverordening inkomstenbelasting en de verordening gegevensoverdracht belasting.
Het wettelijk kader voor het fiscaal identificatienummer is te vinden in de Belastingverordening. De omgang met persoonlijke gegevens wordt gereguleerd door de federale wet op gegevensbescherming om werknemers te beschermen.
De voordelen voor de werkgever in één oogopslag
De nieuwe procedure biedt een systeem dat het papierwerk en de werkdruk voor alle drie betrokken partijen – werkgevers, werknemers en belastingdiensten – aanzienlijk vermindert. Bij het omgaan met de inkomstenbelastingkaart heeft dit vooral invloed op de volgende punten, die nu niet meer behandeld hoeven te worden:
- Sommige werknemers moesten regelmatig worden herinnerd aan de jaarlijkse indiening van de belastingkaart.
- De belastingkaart zelf en wijzigingen moesten handmatig worden geregistreerd.
- De belastingkaart moest bij de hand worden gehouden en op verzoek van de werknemer worden afgegeven, bijvoorbeeld bij verandering van werkgever.
- Vernietiging of inlevering aan het einde van het jaar, afhankelijk van of het attest inkomstenbelasting al dan niet elektronisch is afgegeven. Al met al zal het hopelijk het dagelijkse leven en werk voor iedereen gemakkelijker maken.
Salarisadministratie uit handen geven
Het blijft natuurlijk best wel veel werk, vandaar dat er steeds meer bedrijven voor kiezen om de gehele salarisadministratie uit handen te geven.
Zeker als je net start als bedrijf en je eerste personeelleden krijgt, is het veel werk, denk bijvoorbeeld alleen maar aan de aanvraag loonheffingennummer. Een gespecialiseerd bedrijf neemt deze werkzaamheden graag voor je uit handen, en je hebt er verder geen omkijken meer naar.